新社会人と中間管理職のビジネスマナー教育

新社会人が会社で仕事を覚えるまでに苦労するマナーについて、失敗する前の皆様に中間管理職の筆者が発信するブログ。

新社会人が困る電話応対へのアドバイス

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電話応対は新社会人が最初に任されることが多い仕事であり、とても緊張しやすい仕事の一つです。今回はそんな電話応対についてまとめてみました。(参考:マナー・プロトコール検定教科書「改訂版「さすが!」といわせる大人のマナー講座」

 

電話を取る際

企業によって定型句があることが多いようですが、まず意識すべきことはハキハキとした声で感じの良い応対をすることです。電話には早く出るよう心がけますが、3コール以内であれば十分です。急いで電話を取ったものの、取った人が落ち着いていない状況では相手の言葉を聞き漏らしたりしてしまうので、落ち着いた状態に整えてからゆっくり社名(必要なら部署名や氏名)を告げましょう。

 

相手の所属と名前は必須。

  • 電話を受けると、まず相手は「○○株式会社の○○です。」と社名と名前を伝えてきます。この時、社名や名前がわからないと要件をしっかり聞いたとしても、返事を返す先がわからないということが起こります。相手が名前か社名のどちらかしか名乗らなかった場合などは、「恐れいりますが○○をお聞かせいただけませんか」と丁寧に聞き返しましょう。そうすれば、電話の取次ぎの場合もスムーズに対応できます。よく電話をしてくる相手先を事前にリスト化してあると、聞き漏れも少なくなり、落ち着いて対応ができます。

 

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メモと復唱の重要性

電話を受けていると、聞き取りにくい言葉や込み入った内容を相手が言ってくることがあります。その際は、必ずメモを取りましょう。その際、自分が理解した内容が間違いないか復唱して相手に確認を取ることも重要です。相手が急いでいて聞き取りづらかったりすることがあるかもしれませんが、情報を聞き漏らしてしまったり、誤解が生じることがトラブルになるので、確認はしっかりと行いましょう。

 

電話をかけるとき

仕事を任されてくると、電話をかけるようになります。電話をかける際はまず時間帯に配慮をしましょう。営業時間外や始業・終業間際、昼休みの時間帯に電話をかけることは極力避けましょう。相手が忙しいと考えられる時間に連絡する場合は、「お忙しいところ恐縮です。○分程お話してもよろしいですか」と、必ず相手の状況を確認します。

 

要点を整理しておく

相手に電話をかける際は、相手の時間を取ることに繋がります。できる限り簡潔に要点を伝えられるように整理してから電話をします。要件がいくつあるか、要件ごとに何を確認すべきかなどをまとめておくとスムーズに対応できます。相手から質問されそうなことも準備しておくといいですね。

 

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電話がつながったら

自分の所属する社名と名前を正確にゆっくり伝えましょう。電話を受ける側の立場になって、受け手にどこの誰かを正確に伝えてあげることで好感度が高まります。その後、相手の部署名と名前を告げて取り次いでもらいます。相手が不在の場合は帰社時間や連絡に都合が良い時間帯を尋ねて、「改めてこちらからかけ直します。」と伝えるか、折り返し電話をもらうようにします。

 

電話ができる人は仕事ができる

電話での会話は、対面で話をするときよりも相手とのコミュニケーションが難しいものです。しかし、電話で相手とうまくコミュニケーションができる人は、会話も上手な人が多く、かつ聞き上手な人が多いようです。的確な上手な電話応対を覚え、普段の会話も丁寧に交わせるよう心がけましょう。他のマナーなども確実に身にけておくことで、人生うまくいくことが多くなります。

 

参考リンク:

www.e-manner.info

 

もし、仕事で飲み会に誘われた時のマナーとは?

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お酒の席は仲良くなるより距離が空くことが多い?

年代差を埋めるために企画た社内の飲み会で逆にギクシャクしてしまったという経験をした方は多いのではないでしょうか?コミュニケーションをとろうと中間管理職から飲み会の機会を作られるが、マナーがなっていないと説教されて、意思疎通できずにより一層抵抗感を持つ若い方も多いと思います。

そこで、もし飲み会の席に行かなければならなった時に必要なマナーを書いていこうと思います。(お時間ある方はマナー本なども読んでみると良いと思います。お勧めはこちら。)

飲み会の断り方

誘われてまず最初に皆さんが考えるのは断る口実でしょう。断り方にもマナーがあります。断る際にはしっかりとどのような用事でお誘いを受けることができないかを伝えましょう。

二次会の場合であれば、「遅い時間になりましたので」と断って帰っても、全く失礼にはなりません。

飲み会の最中に気を付けるべきこととは?

席次を間違えると飲み会の最中ずっと気まずい。

会議の際なども含め、常にビジネスの世界では席次が重要です。なぜなら序列を表すからです。飲み会の場でも席次は気にしなくてはいけません。入口からみて奥の席に、上司を案内できるように心がけましょう。席次を間違えて上席に部下が座ってしまうと、終わるまでの間非常に気まずい空気が流れることになるので注意しましょう。

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↑基本的な居酒屋配置。1から上司順に座ってもらうようにしよう。

注文はサラダから無難に頼もう。

最も若い人の仕事として頼まれるのが注文係です。「なんでもいいから頼んで」と言われても、偏った注文をすると怒られます。まず、嫌いなものや苦手なものなど確認し、食べたいものを聞きつつ、バランスの良い注文を心がけ、前菜のようなものから注文していきましょう。

無礼講を真に受けて会社を辞める人

毎年必ず新入社員でいるのが、飲み会で羽目を外し過ぎる人です。「無礼講だ」などと、「飲み会の場だから気兼ねするなよ」とか上司から言われますが、断言しますが、それは罠です。酔った勢いに任せて上司の事を「~~ちゃん」とか「笑いのネタ」にしてしまったら、昇進は無いものと思ったほうがよいでしょう。飲み会こそどんな人か見られているので、節度を守った席にしましょう。

セクハラは論外

上の話題に続けてになりますが、一緒に女性の先輩社員や同僚が飲み会にいたとしても、お酒の席だからといってセクハラは一切許されません。異性のプライベートを根掘り葉掘り聞くこと自体非常にデリカシーの無い人として見られるので、気を付けましょう。

会計の時こそできる部下の見せ場

飲み会に参加した場合に、"できる部下"をアピールできる瞬間が「会計」の時です。お会計のタイミングになったら、状況を判断して対応します。割り勘が前提の場合は、支払伝票は若手の人が受け取りましょう。受け取ったら、まず人数で等分して計算します。上司にご馳走してもらえ時は、しっかり御礼を言うことが大切です。最初に宴会がお開きになる時、次は別れる時、そして最後は翌日です。

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上司にご馳走になる場合は、きちんと御礼を伝え、会計の場では邪魔にならない場所で待ちます。会計する場所が狭い場合などは先にお店から出て待っていましょう。

上司がお店から出てきたところできちんとご馳走様でしたと伝えて頂ければ上司にも気持ちよく帰っていただくことができます。

飲み会はたまにはいいものです。

毎週のように同じ人に同じような内容で時間を使うことは不毛ですが、たまに場所を変えてビジネスパートナーと話をすると、悩みが軽くなることがあるのは確かです。万が一誘われた時は、どうせならポジティブな場所にしましょう。

 

もっと大人のマナーが学びたくなったらマナー検定なども学んでみることをお勧めいたします。